Políticas de privacidad

Privacy Policy and Processing of Personal Data of Guineo S.A.S. (OR THE COMPANY)

This Privacy Policy and Personal Data Processing of Guineo S.A.S. identified with NIT 901.378.070-7, with address at Carrera 49 C # 99 - 30 Torre 2 Office 703 of Bogotá D.C., Colombia and website https://Guineo.co/ (hereinafter the "Policy"), establishes the mechanisms, guarantees and instruments of the holders of the information that we collect and treat as Data Controllers in light of the Regulatory Framework (as defined in the PRELIMINARY CONSIDERATIONS Section of this Policy).

Guineo S.A.S. (hereinafter the "Company" or "Guineo"), collects and performs the processing of personal data of: clients, collaborators (employees), third-party contractors, suppliers, candidates for collaborators, and linked beneficiaries (hereinafter, the "Holders" whose legal definition is found below). In that order of ideas, the following Policy aims to provide the Holders with a clear picture regarding the personal data that Guineo collects, the Treatment given to them and the procedures that the Holders have at their disposal to be able to make effective the rights derived from the foregoing.

1. PRELIMINARY CONSIDERATIONS

For adequate compliance with the parameters set by this Policy, and in accordance with the following definitions established in article 3 of Law 1266 of 2008, article 3 of Law 1581 of 2012 and article 3 of Decree Regulation 1377 of 2013 will be applicable and will have the scope granted to them in each regulation; consequently, for purposes of its interpretation and application within the Policy, it is necessary to take into consideration the meaning and specific scope of each concept within the corresponding regulation. The regulatory framework is an integral part of the Policy, and in particular, articles 15 and 20 of the Constitution, Statutory Laws 1266 of 2008 and 1581 of 2012, together with Regulatory Decrees 1727 of 2009, 2952 of 2010, 1377 of 2013 , the Sole Regulatory Decree 1074 of 2015 or the regulations that replace, regulate or modify them (hereinafter the "Regulatory Framework"). The other terms defined in this document will have the meaning assigned to them here.

“Authorization”: Prior, express and informed consent of the Holder to carry out the Processing of Personal Data.
“Privacy Notice”: Verbal or written communication generated by the Treatment Manager, addressed to the Owner for the Treatment of their Personal Data, through which they are informed about the existence of the Policy that will be applicable to them, the way to access them and the purposes of the Treatment that is intended to be given to the Personal Data.
“Database”: Organized set of Personal Data that are subject to Processing, whether physical or electronic.
“Personal Data”: Information linked or that may be associated with one or several determined or determinable natural persons. For the purposes of this Policy, when reference is made to the term "Personal Data", it will be understood exclusively as personal data defined in Law 1581 of 2012, with the scope granted by this regulation.

“Private Data”: It is the data that due to its intimate or reserved nature is only relevant for the Holder in accordance with Law 1266 of 2008.
“Public Data”: It is the data that is not Semi-Private Data, Private Data or Sensitive Data. Public Data is considered, among others, the data related to the marital status of people, their profession or trade and their quality as a merchant or public servant. Due to its nature, Public Data may be contained, among others, in public records, public documents, official gazettes and bulletins and duly executed judicial decisions that are not subject to reservation.
“Semi-private Data”: It is the data that does not have an intimate, reserved, or public nature and whose knowledge or disclosure may be of interest not only to its Owner but to a certain sector or group of people or to society in general, such as Data Credit Personnel of commercial activity or services referred to in Law 1266 of 2008.
“Sensitive Data”: Sensitive data is understood as those that affect the privacy of the Holder or whose improper use can generate discrimination against him, such as those that reveal racial or ethnic origin, political orientation, religious or philosophical convictions, membership in trade unions, social or human rights organizations or that promotes the interests of any political party or that guarantees the rights and guarantees of opposition political parties, as well as data related to health, sexual life, and biometric data.
“Responsible for Treatment”: Natural or legal person, public or private, that by itself or in association with others, performs the Processing of Personal Data on behalf of the Responsible for Treatment.

10. “Information Source”: In accordance with the provisions of Law 1266 of 2008, it is the person, entity or organization that receives or knows Personal Data of the Holders of the Information, by virtue of a commercial or service relationship or any other nature and that, by reason of legal authorization or of the Holder, supplies these data to an Information Operator, who in turn will deliver them to the End User. If the Information Source delivers the information directly to the Users and not through an Information Operator, it will have the dual status of Information Source and Information Operator and will assume the duties and responsibilities of both. The Information Source is responsible for the quality of the data provided to the Information Operator which, as soon as it has access to and provides personal information of third parties, is subject to compliance with the duties and responsibilities provided to guarantee the protection of the rights of the User. Information Owner.

11. “Financial, Credit, Commercial, Service Information and Information from Third Countries” or “Personal Credit Data”: Pursuant to the provisions of Law 1266 of 2008, and the Policy, financial, credit, commercial, of services and that from third countries, that referred to the birth, execution and extinction of monetary obligations, regardless of the nature of the contract that gives rise to them.

12. “Information Operator”: Pursuant to the provisions of Law 1266 of 2008, it is the person, entity or organization that receives Personal Data from the Source of Information about various Owners of the information, manages them and makes them known to Users under the parameters of said law. Therefore, the operator, as soon as it has access to personal information of third parties, is subject to compliance with the duties and responsibilities provided to guarantee the protection of the rights of the Information Owner. Unless the Operator of the Information is the same Source of the Information, it has no commercial or service relationship with the

Information Holder and therefore is not responsible for the quality of the data that

They are provided by the Information Source.

“Responsible for Treatment”: Natural or legal person, public or private, that

by itself or in association with others, decide on the Database and/or the Processing

of the data.
“Holder”: Natural person whose Personal Data is subject to Treatment.
“Information Owner”: In accordance with the provisions of Law 1266 of 2008, it is the

natural or legal person to whom the information that rests in a Database refers

Data and subject of the right of habeas data and other rights and guarantees.
“Transfer”: The transfer of data takes place when the Data Controller and/or the Personal Data Processor, located in the Republic of Colombia, sends the information or Personal Data to a recipient, who in turn time is Responsible for Treatment and is inside or outside the Republic

from Colombia.
“Transmission”: Processing of Personal Data that implies the communication of the

The same inside or outside the territory of the Republic of Colombia when it has as its purpose the realization of a Treatment by the Person in Charge of the Treatment on behalf of the Person in Charge of the Treatment.
“Treatment”: Any operation or set of operations on Personal Data (Law 1581 of 2012), such as collection, storage, use, circulation or deletion. For the purposes of this Policy, it will be understood that the Treatment also includes the collection, capture, storage, use, circulation, Transmission, Transfer or deletion of "Protected Information", according to is defined in the second section of this document.
“User”: In accordance with the provisions of Law 1266 of 2008, it is the natural or legal person who can access the personal information of one or several Holders of the information provided by the Information Operator or by the Information Source, or directly by the Owner of the Information. Under this Policy, Guineo will be understood as a User.

The defined terms that denote the singular also include the plural and vice versa, as long as the context so requires and will be understood as modified when the law and/or applicable regulations and/or the interpretations of the competent authorities modify them.

2. PRINCIPLES THAT GUIDE THE POLICY

Guineo and its affiliated companies by links of subordination or control in Colombia or in a different jurisdiction or territory (hereinafter the "Related Companies"), carry out the Treatment of the information collected and accessed by the Holders, in the development and line of business and activities in Colombia and in each jurisdiction in which Guineo carries out commercial activities, whether such information is Personal Data and/or Personal Credit Data (hereinafter the "Protected Information"), respects and will respect the rights of each of these Holders, applying and guaranteeing the following guiding principles of the Policy:

1. Principle of Access and Restricted Circulation: The Treatment of Protected Information is subject to the limits derived from the nature of Personal Data, the provisions of Law 1581 of 2012, Law 1266 of 2008 and the

Constitution. In this sense, the Processing may only be carried out by persons authorized by the Holder of the Protected Information and/or by the persons provided for in Law 1581 of 2012 and in Law 1266 of 2008. Protected Information, except for public information, does not will be available on the Internet or other means of disclosure or mass communication, unless access is technically controllable to provide restricted knowledge only to the Company, the Related Companies, the Owners or duly authorized third parties. For these purposes, the Company's obligation will be one of means and not of result, since it will be understood that Guineo's obligation is to implement security mechanisms, but not to make them impenetrable, since this is impossible as data is processed over the internet.

Principle of Confidentiality: Each and every one of the people in the Company who manage, manage, update, intervene in the Treatment of Protected Information that is not of a public nature, are obliged to guarantee the confidentiality of the information, even after the end of their relationship with any of the tasks that includes the Treatment, being able to only carry out the supply or communication of Personal Data when this corresponds to the development of the activities authorized by Law 1581 of 2012. The Company and its Related Companies for the Treatment of Protected Information may use the information systems and Databases owned by the Company and/or its Related Companies (hereinafter the "Information Systems").
Purpose Principle: The Processing of Protected Information must obey a legitimate purpose in accordance with the Constitution and with Law 1581 of 2012, which will be informed to the respective Owner of the Protected Information.
Principle of Comprehensive Interpretation of Constitutional Rights: According to Law 1266 of 2008, this principle will be understood under the protection of constitutional rights, such as habeas data, the right to a good name, the right to honor, the right to privacy and the right to information. The rights of the Holders will be interpreted in harmony and in a balanced plane with the right to information provided for in article 20 of the Constitution and with the other applicable constitutional rights.
Principle of Legality: The Treatment of Protected Information referred to in Law 1581 of 2012 is a regulated activity that must be subject to the provisions of the Regulatory Framework.
Principle of Freedom: The Treatment of Protected Information will only be carried out with the prior, express and informed consent of the Owner. Protected Information may not be obtained or disclosed without prior Authorization, or in the absence of a legal or judicial mandate that relieves consent.
Principle of Security: Information Protected ida subject to Treatment by the Responsible for the Treatment or in Charge of the Treatment referred to in Law 1581 of 2012, it must be handled with the human, technical and administrative measures that are necessary to grant security to the records avoiding their adulteration, loss, consultation unauthorized or fraudulent use or access.
Principle of Temporality of Information: In accordance with Law 1266 of 2008, Personal Credit Data may not be provided to Users or third parties when they cease to serve the purpose of the corresponding Database.

9. Principle of Transparency: In the Treatment of Protected Information, the right of the Holder to obtain from the Company or the Person in Charge of Treatment, at any time and without restrictions, information about the existence of Protected Information in their Databases will be guaranteed. .

10. Principle of Veracity or Quality: The Protected Information subject to Treatment must be truthful, complete, exact, updated, verifiable and understandable. The Treatment of partial, incomplete, fragmented or misleading data is prohibited.

RIGHTS OF THE HOLDERS

The Holders will have the rights enshrined in the Regulatory Framework and in the contracts entered into with Guineo as applicable to them, taking into consideration the Protected Information subject to Treatment by Guineo and/or the Related Companies.

The Holders of which the Processing of Personal Data is carried out will specifically have the rights provided for by Law 1581 of 2012, specifically, but not limited to those described in Article 8, and all those regulations that regulate, add or complement.

Know, update and rectify all your Personal Data held in the Guineo Database. This right may be exercised, among others, against partial, inaccurate, incomplete, fragmented, misleading data, or those whose Treatment is expressly prohibited or has not been authorized.
Request proof of the Authorization granted to Guineo for the Treatment of your Personal Data. Except when expressly excepted as a requirement for Treatment, in accordance with the provisions of article 10 of Law 1581 of 2012.
Be informed by Guineo, upon written request, regarding the use given to your Personal Data.
Submit complaints to the Superintendence of Industry and Commerce for violations of the provisions of Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, Law 1266 of 2008 and other regulations that modify and/or complement them. In the face of complaints that refer to the "ARCARS" rights of the Holders (authorize the Treatment, revoke the Authorization, know, update, rectify or delete their Personal Data) it must be given prior compliance with the procedural requirement of having exhausted the procedure query or claim before Guineo as Responsible for Treatment. The revocation and/or deletion will proceed when the Superintendence of Industry and Commerce has determined that in the Treatment the Person Responsible for the Treatment or the Person in Charge of the Treatment have incurred in conduct contrary to the Regulatory Framework.
Revoke the Authorization and/or request the deletion of your data, unless there is a legal or contractual duty that makes it imperative to preserve the information. However, in the event that the Owner decides not to provide Guineo with Personal Data or revoke the Authorization and/or request the deletion of Personal Data, Guineo may not be able to enter into, execute and/or continue the execution of labor or commercial contracts or that the Holder cannot

take advantage of certain Guineo products or services. Additionally, it is possible in this case that Guineo cannot provide information about products, services and promotions to the Owner. In some cases, Guineo as an electronic commerce platform and in accordance with the Regulatory Framework, and the provisions of literal e) of article 50 of Law 1480 of 2011 (Consumer Statute), will not be obliged to delete the Personal Data of their Information Systems, having the following legal duty:

“Article 50 of Law 1480 of 2011. “Notwithstanding the other obligations established in this law, suppliers and vendors located in the national territory that offer products using electronic means, must: (...) and ) Keep proof of the commercial relationship in durable support mechanisms, especially the full identity of the consumer, his express will to contract, the way in which the payment was made and the real and effective delivery of the goods or services purchased, in such a way that guarantees the integrity and authenticity of the information and that it is verifiable by the competent authority, for the same time that the trade documents must be kept.”

6. Free access to your Personal Data that has been subject to Treatment in accordance with the provisions of Article 21 of Decree 1377 of 2013 and the other regulations that modify, add or complement it. Refrain from answering the questions about sensitive data or about the data of children and adolescents (if applicable).

The Holders of Personal Credit Data, (in the cases that Guineo collects this type of data), will specifically have the rights provided by Law 1266 of 2008, specifically, but not limited to those described in Article 6, numeral 3 , and all those norms that regulate, add or complement it, as established below:

4. 4.1.

Request information on the use that Guineo as a User is giving to the information.
Request proof of the Authorization, when it is required according to Law 1266 of 2008.
Go to the Superintendency of Industry and Commerce to file complaints against Guineo as a User for violation of the regulations on the administration of Personal Credit Data.

Guineo HOMEWORK
General Duty of Guineo in the Treatment of Information

Guineo in a general way, and in accordance with the Regulatory Framework, the legal norms that regulate its legal relations with the Holders, and especially, the specific obligations that it assumes before the Holders, has as a general duty in the Treatment of the Protected Information respect and guarantee at all times the rights of the Holders,

guaranteeing, when applicable and depending on the nature of the information used, the principles established in this Policy.

4.2. Special Duties of Guineo in its capacity as Responsible for the Treatment of Protected Information

The following will be special duties of Guineo as Responsible for the Treatment of Personal Data, in accordance with article 17 of Law 1581 of 2012:

Guarantee the Holder, at all times, the full and effective exercise of the right of habeas data.
Request and keep, under the conditions established in the Regulatory Framework, a copy of the respective Authorization granted by the Owner, in the case of Protected Information.
Properly inform the Holder about the purpose of the collection and the rights that assist him by virtue of the Authorization granted.
Keep the information under the necessary security conditions to prevent its adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access.
Guarantee that the information provided to the Treatment Manager is true, complete, accurate, updated, verifiable and understandable.
Update the information, communicating in a timely manner to the Person in Charge of the Treatment, all the news regarding the data that you have previously provided and adopt the other necessary measures so that the information provided to it is kept up to date.
Rectify the information when it is incorrect and communicate what is pertinent to the Treatment Manager.
Provide the Person in Charge of Treatment, as the case may be, only data whose Treatment is previously authorized.
Require the Treatment Manager at all times to respect the security and privacy conditions of the Holder's information.
Adopt this Policy to guarantee adequate compliance with the Regulatory Framework, and especially, for the attention of queries and claims.
Process queries and claims from the Holders related to Protected Information, formulated as established in the Regulatory Framework and in this Policy.
Inform the Person in Charge of Treatment when certain information is under discussion by the Holder, once the claim has been filed ion and has not completed the respective procedure.
Inform at the request of the Owner about the use given to their Personal Data.
Inform the Superintendency of Industry and Commerce as the data protection authority when there are violations of the security codes and there are risks

in the administration of the information of the Holders.
Follow the instructions and requirements issued by the Superintendence of

Industry and Commerce.

The following will be special duties of Guineo according to article 9 of Law 1266 of 2008 regarding Personal Credit Data:

Keep reserve on the information that is provided by the operators of the Databases, by the sources or the Owners of the information and use the information only for the purposes for which it was delivered.
Inform the Holders, at their request, about the use that is being given to the information.
Keep the information received with due security to prevent its deterioration, loss, alteration, unauthorized or fraudulent use.
Follow the instructions issued by the Superintendence of Industry and Commerce in relation to compliance with Law 1266 of 2008.
Others derived from the Regulatory Framework.

5. AUTHORIZATION, CONSENT, PURPOSE and TREATMENT OF PERSONAL DATA COLLECTED

5.1. Authorization and Consent

The Treatment of Protected Information, by Guineo and/or the Related Companies, requires the free, prior, express and informed consent of the Owner. Guineo will at all times record the Authorization delivered by the Holder, through the appropriate means that guarantee that it was granted in an express, free, prior and informed manner, such as Authorizations in writing (including electronic means). , orally or by unequivocal behavior of the Holder that allows a reasonable conclusion that he granted the corresponding Authorization that supports the Processing of Personal Data.

The Authorization of the Holder will not be necessary in the case of:

Information required by a public or administrative entity in the exercise of its legal functions or by court order.
Data of a public nature.
Cases of medical or health emergency.
Information processing authorized by law for historical, statistical or
purposes
scientists.
Data related to the Civil Registry of Persons.
Legal or judicial mandate that relieves the need for consent.

Guineo will keep the Authorizations of the Holders of the Protected Information and will put into operation all reasonable and suitable mechanisms in order to allow the Holders access to the means of proof leading to verify the Authorization issued for the Treatment of their Personal Data.

For this purpose, it is reported that in the case of new customers, they will not be able to register on the website and/or mobile applications of Guineo (hereinafter, the "Platform") but through the creation of a personal account, at which time it will be strictly mandatory to grant your Authorization for the Processing of your Personal Data. In this sense, the Platform will require all new clients to provide their prior consent,

express and informed by selecting the box that provides what is established there. If you do not select this box before clicking on the "CREATE ACCOUNT" button, your data will not be stored in the Guineo Databases, so you will not be able to access all the features of the Platform.

5.2. Treatment and Purposes

The Treatment that Guineo will carry out on the Protected Information will be the collection, storage, use, consultation, updating, circulation, deletion, Transmission, Transfer and assignment of Databases and/or Personal Data (if applicable), as appropriate in each case.

Guineo does not use the Protected Information for purposes other than those expressly authorized by the Holders. In the collected information described later in this Policy, the Protected Information that Guineo may collect is established, establishing the purposes of their Treatment, with the purpose that the Holders are informed at all times about the use that will be made of them, or may advance, Guineo and its Related Companies.

5.2.1. Purposes of the Treatment of Protected Information of candidates for collaborators, collaborators (employees), linked beneficiaries and clients

Within the ordinary course of activity of Guineo, and in order to develop and execute the labor and commercial relationships necessary to fulfill its corporate purpose and the Regulatory Framework, Guineo will carry out the Treatment of Protected Information based on the Authorization received by the Holders for, among others, the following purposes:

5.2.1.1. Purposes of the Treatment of Protected Information of candidates for collaborators:

Contact with the collaborator candidate within the specific selection process.
Verify and obtain references of natural or legal persons, indicated in resumes, forms or documents accompanied or delivered to Guineo and/or the Related Companies during the selection process and/or that have been entered and/or incorporated directly by the candidate for collaborator in the Systems of

Information.
Consolidate said information in the Information Systems or in a Database

administered by Guineo and/or third parties duly authorized by Guineo or the Related Companies, which allow and facilitate both Guineo and the Related Companies: (a) the administration and control of their selection processes; (b) send the employee candidate information on employment and business opportunities; (c) the study, analysis and evaluation of the collaborator candidates who participate in open and current selection processes; (d) for internal control and audit required by Guineo or the Related Companies, and; (e) to attend in a timely manner, only by delivering the information specifically requested, the requirements of legal or judicial order made by control bodies, authorities

5.2.1.2. (employees):

Purposes of the Processing of Protected Information of collaborators

competent and judicial, in Colombia or in the countries where the Related Companies are located.
In general, any other purpose that is linked to the ordinary course of the selection process established by Guineo in which the collaborator candidates participate within any of its phases, including, but not limited to, selection, qualification processes, assessments , general or individual selection processes, health and safety requirements of the candidates, job offer and final selection of the candidate for collaborator.

Contact with the collaborator within the ordinary course of the labor relationship for the fulfillment of the contractual or legal obligations of Guineo.
Carry out wellness activities for collaborators (employees) within the Company.
Keep the exact residence information of the collaborators (employees) when it is required to make home visits as an entry procedure or for the development of accompaniment activities within the welfare, health and safety programs at work or when sending of correspondence.
Carry out epidemiological surveillance activities framed in the occupational health program or before any requirement of local or national administrative authority in matters of epidemiological surveillance.
Know personal information with the aim of locating the Holders and contact a family member in case of an emergency presented within the Company.
Have a record of dates of entry and age of collaborators (employees) contributing to the AFP (Pension Fund Administrator) and to provide support in the pension application process.
Offer support to collaborators (employees) in procedures before the EPS, due to inconsistencies in personal attention and linked beneficiaries.
Provide support to collaborators (employees) in procedures before the Family Compensation Fund, due to inconsistencies in care or personal affiliation and related beneficiaries.
Keep a history of the body of employees in order to issue certifications.
Decision-making in labor matters regarding the execution and termination of the

employment contract either by the legal department of the Company or its external advisor.
Keep control of payroll payments, as well as make payments, affiliations and registration of news to the entities that provide social security services, legal contributions, parafiscal payments, AFC accounts, to the entities that provide health, pensions and severance pay, including for the Collaborator and if required, of their

linked beneficiaries (understood spouse, children and dependents).
Provide personal and financial information to third parties for the payment of loans,

per diems, flights, drafts or different accounts that you report.
Previous notification to the credit bureaus, make the report to control entities

national or territorial (DIAN, UIAF, among other entities).
Make communications for future hiring or job offers within and

out of the country.

15. Carry out the control of compliance with the working hours of the collaborators (employees).

16. The other necessary and that is presented in the environment of the labor execution for the fulfillment of the contractual or legal obligations of Guineo.

5.2.1.3. Purposes of the Processing of Protected Information of linked beneficiaries:

Keep the exact residence information of the collaborators (employees) and linked beneficiaries when it is required to make home visits as an admission procedure or for the development of accompanying activities within the welfare programs or the sending of correspondence is required.
Know Personal Data in case of an emergency presented within the Company regarding the collaborator.
Advance when necessary the procedures before Family Compensation Funds, entities providing social security services and health providers, and other entities, the necessary affiliations as linked beneficiaries of the collaborator.
The others directly related to the Processing of Protected Information of the collaborators (employees) that requires, by virtue of a legal or contractual mandate, the Processing of Protected Information of the linked beneficiaries.

5.2.1.4. Purposes of the Treatment of Protected Client Information:

By virtue of the quality of Commerce that Guineo holds towards its consumers -read customers-, and mainly in order to provide an excellent service so that customers can carry out operations in an agile and safe manner, Guineo requests and stores certain Data Personal.

The final and ultimate purpose of collecting this information is based on the relationships between clients and Guineo that can be successfully achieved through the Platform or any other means available to Guineo for this purpose. The information that Guineo collects and saves is carried out in order to supply within its sales, transportation and distribution processes, in such a way that the final consumption relationship, between consumer (client) and supplier of the product (Guineo), can be accomplish successfully. The foregoing does not prevent this information from being used by the Company, through the Platform, to offer customers services and functionalities that best suit their needs within the various updates that are made continuously. to improve the service.

Taking into account the above, the Personal Data that Guineo collects also have the following purposes:

1. Manage all the information that is necessary for the development of the economic activity carried out by Guineo, especially supplying the members of the Company or third parties linked to the Company with the information that is necessary to be able to specify the consumer relationship that is desired to be perfected. through the sale and transport of the merchandise acquired by the client.

4. 5. 6. 7.

1. 2. 3.

4. 5.

5.3.

Get in direct contact with the client whenever Guineo deems it convenient, in order to offer them by different means and channels (including, but not limited to: email, SMS, push notification, WhatsApp, etc.) offers designed by Guineo of all kinds of products and/or services, promotions, contests, in addition to any other information that Guineo deems appropriate.

Develop internal studies and analyzes on the interests, products, consumption, purchasing habits, behavior and demographics of customers in order to better understand their needs and interests, and thus be able to provide a better service.

Improve Guineo's commercial and promotional initiatives to analyze the pages most visited by customers, the searches carried out, and to be able to improve the Company's offer of products and services.
Provide the Personal Data of clients to the entities that intervene in the resolution of disputes between them, that is, courts or administrative or judicial entities competent to resolve such disputes.

Validate with the risk centers of the national order the ownership of the client regarding means of payment when the one chosen by the client to make his purchase when using Guineo is a credit card (online payment).
For purposes that correspond within the ordinary course of business of Guineo in accordance with its corporate purpose.

5.2.1.5. Purposes of the Treatment of Protected Information of suppliers and third party contractors:

Contact and hire suppliers of products or services that Guineo requires for the normal operation of the Company.
Manage all the information that is necessary for the development of the ordinary course of business of Guineo in accordance with its corporate purpose.

Properly receive the contracted services, as well as inform and keep suppliers and third-party contractors updated on matters that are of interest to them.
Carry out the control of suppliers and third-party contractors of Guineo for the development of the administrative, accounting and fiscal management of the Company, in relation to payments of invoices and collection accounts.

Carry out the process of i) archiving; ii) payment; iii) update of Information Systems, and; iv) protection and custody of information in the Information Systems of suppliers and third party contractors of Guineo.

In the case of carriers linked to Guineo through any legally valid relationship, to track the orders transported by them through the "Guineo Transporter" Application or any other that Guineo has for this purpose through collection of your location data, even when the corresponding application is closed or not in use.

Personal Data collected

Guineo may obtain information from the Holder from various sources such as i) the Platform, ii) contracts (labor and/or commercial), and iii) any other channel described in this Policy.

The information (including protected information) that Guineo collects and collects, includes, but is not limited to the following:

5.3.1. Against candidate collaborators: Guineo may collect, among others and without limitation, the following information:

● Names and surnames.
● Type and identification number.
● Nationality.
● Date of Birth / Place of Birth
● Gender.
● Marital status.
● Contact landlines and cell phones.
● Postal and electronic addresses (personal and/or work).
● Profession or trade.
● Academic Profile.
● Professional Profile.
● Send updated resume.

5.3.2. Against collaborators (employees): Guineo may collect, among others, the following information:

● Names and surnames.
● Type and identification number.
● Date of Birth.
● Gender.
● Marital status.
● Residence phone.
● Cell phone.
● Postal and electronic addresses (personal and/or work).
● Profession or trade.
● Academic Profile.
● Professional Profile.
● Updated resume.
● Entry Date.
● Date of Birth / Place of Birth.
● Nationality.
● Blood group.
● Name of parents.
● Previous employment(s).
● Special disability conditions.
● Degree of relationship or affinity with any Collaborator or contractor.
● Contract type.
● Term of the Contract.

● Position.
● Salary.
● Functions.
● Monthly shift.
● Weekly shift.
● Type of payment.
● Payment bank.
● Unemployment Fund.
● Health Fund.
● Pension Fund.
● Compensation Fund.
● Health care provider – Prepaid Medicine.
● Clinical histories.
● Entry/exit physical exams.
● Biometric data (photograph, video recordings, voice recordings, fingerprint

fingerprint).

5.3.3. Against related beneficiaries: Guineo may collect, among others, the following information:

● Name of the linked beneficiary.
● Name of the Collaborator (employee) of which he is a linked beneficiary.
● Effective start date (date of entry into the Company of the Collaborator (employee).
● Date of birth of linked beneficiary.
● Nationality of the linked beneficiary.
● Place of residence of the linked beneficiary.
● Sex of linked beneficiary.
● Kinship or affinity of beneficiary linked to Collaborator.

5.3.4. In front of clients: Guineo may collect, among others, the following information:

● Name.
● Cell phone.
● Email.
● Address.
● Data related to your payment methods, limited to some (but not all)

payment card numbers.
● Bank Certification (applicable only in case of reimbursement of money to the client).

5.3.5. Against suppliers and third party contractors: Guineo may collect, among others and without limitation, the following information:

● ● ● ● ●

Name.
Cell phone. Email. Address.
RUT.

● Bank certifications.
● Certificates of existence and legal representation.
● Ce Commercial registration certificates.
● For transporters, your location in real time through the applications provided

to do this even when the application is not in use or when it is suspended or in the background.

5.4. Sensitive Data and Information

Guineo states that, in the exercise and development of its activities, it requests Authorization explicitly and in advance for the Processing of Sensitive Data for the fulfillment of the purposes described for candidates for collaborators and collaborators (employees) in this Policy. The Sensitive Data that can be collected for candidates for collaborators and collaborators (employees) can be: i) medical records (according to article 34 of Law 23 of 1981); ii) entrance and exit physical exams; iii) RH; iv) special conditions of disability; v) racial origin; vi) political opinions; vii) religious and philosophical conviction; viii) union membership; and ix) biometric data such as photographs, video recordings, voice recordings and fingerprints of collaborator candidates and collaborators (employees), as long as they are processed by specific technical means that allow the identification or unequivocal authentication of a natural person. About minors, this Treatment must be authorized by the legal representative of the Minor, in his capacity as father or mother, or alternatively by the curator of the Minor designated by a competent judge and with jurisdiction in the Republic of Colombia, prior the exercise of the Minor to be heard, his opinion will be valued taking into account the maturity, autonomy and capacity for the purposes of carrying out the Processing of his Personal Data.

5.5. The information we collect from the Holders

Guineo collects personal information that the Holders provide in various ways in the retail service through the Electronic Platform (hereinafter the "Service") or through the signing of the respective contracts, commercial or labor agreements with collaborators. (employees), suppliers, contractors or third parties, including, but not limited to:

Email newsletters: Guineo may offer email newsletters with announcements and information about Guineo and its Service. If the Holder registers to receive a newsletter from Guineo, in this case she will collect and use her email address for said purpose.
Downloads, customer accounts and profiles: the Service of the Company and/or third parties may give you the possibility to download the software or access to the Guineo Platform, to create, register, obtain and/or update an account or a customer profile in Guinea. This information may include, for example, the Holder's name, contact information and system information, as well as information about the Holder's present and future purchases, trends, interests, preferences and needs. Guineo may indicate that certain information is required

personal to download the Guineo software, register for the account or

to create the profile, while another is optional.

Integrated Service: the Company may give the option to access or register in the

Service through the use of the client's name and password for certain services provided by third parties (hereinafter individually "Integrated Service"), such as through the use of Facebook credentials through Facebook Connect or any other system similar to the above described, existing or to exist. By doing this, you authorize Guineo to i) access and store the credentials you provide, ii) name, iii) email address(es), iv) date of birth, v) gender, vi) current city, vii) URL from the profile picture, and; viii) other information that the Integrated Service makes available to Guineo for use and disclosure in accordance with this Policy. You must check your Facebook or other integrated service privacy settings to understand and change the information you submit through Facebook Connect or another integrated service. Guineo recommends that you review the terms of use and privacy policies of each Integrated Service carefully before using the Services and connecting to the Guineo Service.
Interactive functions and public areas: the Guineo Service may contain interactive functionality that allows you to interact with other Owners and n the Service, post comments on forums, upload photos and other content ("Client Content"), participate in surveys, and otherwise interact with the Service and other Account Holders. If you use any interactive functionality on the Guineo Service that requests or allows you to provide personal information (including, for example, any service that allows you to post Customer Content on any of the Guineo Services) collects the Personal Information you provide to Guineo while using these interactive features. You should be aware that any information you provide in chat sessions, message boards, email exchanges, news groups, or similar non-private areas of the Service may be read, collected, and used by others who access these areas, and this information is not Personal Information for purposes of this Policy. To request removal of your personal information from these areas, please contact Guineo as set forth below. In some cases, Guineo may not be able to delete your personal information, in which case you will be informed if it is not possible to do so and the reasons.
Correspondence: If you communicate with Guineo by email, through a contact form on the Service, or by mail, the Personal Information contained in and associated with your correspondence will be collected. The Company will use this personal information to respond to your correspondence. You may also use your correspondence to improve the Guineo Service. Likewise, all the Protected Information that may be collected through this means will be treated and used in order to provide a timely solution to the communication generated by the Holder, especially regarding all types of incidents, requirements, questions, complaints or claims.
Promotions: Guineo or its advertisers and other business partners may carry out or sponsor special contests, raffles and all kinds of promotions in which customers can participate or that are reflected when using the Service. Some

5.6.

Of these promotions may be co-branded with one of the advertisers or other business partners. In these cases, the collection of the customer's personal information may be done directly by a third party partner on their website or other online service, and may be shared with Guineo. The promotion may indicate the specific Privacy Policy or Policies that govern the Processing of Personal Data depending on the way in which the Protected Information is collected. Passive Information Collection: When you visit the Guineo Service, some information is collected automatically. For example, when you access the Service, certain information is automatically collected, which may include: i) your browser's Internet Protocol (IP) address, ii) your browser type, iii) the nature of the device from which you perform the Service (such as a personal computer or mobile device), iv) the identifier of any handheld or mobile device you may use, v) the website you visited immediately prior to accessing any web-based Service, vi) the actions you perform on the Guineo Service and VII) the content, features and activities you access and participate in the Guineo Service. Guineo may also collect information about your interaction with email messages, such as whether you opened, clicked, or forwarded a message.

The Company may passively collect this information using technologies such as standard server logs, cookies, and clear GIFs (also known as "web beacons"). Use passively collected information to administer, operate and improve the website and the other Guineo Services and systems; and also to improve the effectiveness of advertising on the Guineo Service and to provide you with advertisements and other content that is tailored to the client. If Guineo links or associates any information collected through passive means with personal information, or if applicable laws require it to treat any information collected through passive means as personal information, it will treat the combined information as personal information in accordance with this Policy. Guineo otherwise uses and discloses information collected by passive means in aggregate or otherwise in a non-personally identifiable form.

In addition, it should be noted that third parties, such as companies that display advertisements on the Service, or sites or services provided by third parties that may be linked to have cia or from the Guineo Service, may set cookies on your hard drive, conduct or use other means of passive collection of information about the use of its services, sites or third party content. Guineo has no access to or control over these third-party means of passive data collection. Information from other sources: Guineo may receive information about the Owner, including personal information, from third parties (for example, subscription lists in which you have requested information about Guineo or the Service while visiting a third party site). Guineo may combine this information with other personal information that it will maintain about the Owner. If Guineo does, this Policy governs any combined information you maintain in personally identifiable format.

E-mails and PUSH notifications

Guineo may send e-mails, text messages or other announcements in any existing technological means or to exist as part of a process inherent to the development and provision of its Services to the Holder, or in the following circumstances:

5.7.

After the registration process, in which you will be notified of your account details.
E-mails or text messages with news and updates, as part of a Newsletter.
Promotional emails or text messages.
E-mails or text messages to offer related services.
E-mails or text messages or PUSH notifications related to the Services and

any transaction that is in the development stage, pending confirmation or executed, including all stages of the supply of goods or services in the Services, including the submission of legal support, invoices and/or any other accounting document.< /p>
Notifications of natural developments in the consumer relationship.

Information security and storage

In development of the Security Principle established in the Regulatory Framework and in accordance with the legal obligations that Guineo has, the Company will adopt and require that its suppliers (Treatment Managers) adopt the technical, human and administrative measures that are necessary to grant security to the records and Protected Information of the Holders, avoiding their adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access. It is then an obligation of means and not of result, so Guineo cannot guarantee the non-occurrence of risk and the existence of events that correspond to fortuitous event or force majeure, since this is impossible as data is processed through internet.

Guineo uses various security techniques to protect the Personal Data of the Holders, however, it is necessary to take into account that the information processed through the Internet is not one hundred percent infallible, inaccessible and/or perfect, therefore, Guineo does not guarantee that security incidents may occur on the part of Guineo and its Related Companies, however, it will make all necessary efforts to implement appropriate and effective measures to guarantee the security of the Personal Data of the Holders.

5.8. Use and Transmission or International Transfer of Protected Information

In the event that Guineo, in the exercise of its own activities, uses, transmits or transfers Protected Information internationally, it will guarantee compliance with the applicable principles established in this Policy. When it comes to the Transfer and Transmission of Personal Data, Guineo will comply with the provisions of the Regulatory Framework.

The Company's servers and data centers are located in the United States. If the Owner chooses to use the Service from Colombia or from anywhere outside the US, we inform you that you are transmitting your Protected Information outside your region and to the US or any other jurisdiction in which Guineo establishes its servers for the

Treatment of Protected Information. By providing us with your Protected Information, the Subject agrees to International Transmission, storage and processing. In addition, Guineo may transfer your data to other jurisdictions where Guineo has operations or to other countries or regions in connection with the storage and processing of data, fulfilling your requests and operating the Service, provided that such countries have an adequate level of protection in compliance with The standards set by the Superintendence of Industry and Commerce.

Guineo may transfer, sell or assign the information collected on the Platform or any other collection system provided by Guineo, to one or more relevant parties, in the event of a sale, merger, consolidation, change in control corporate, global disposal of assets, and/or reorganization or liquidation of the Company. Guineo will make reasonable efforts for the acquirer to use the Personal Data that the Owner has provided in a way that is consistent with this Policy. After having performed any of the above situations, the Holder can contact the acquiring entity to which their Personal Data will be transferred to make any query regarding the Treatment of their Protected Information.

5.9. Confidentiality of information

The data of the Holders will be provided only by Guineo in the forms established in this Policy. Guineo will do everything in its power to protect the privacy of the information.

Guineo establishes that all the people involved in the Processing of Protected Information guarantee the confidentiality of the information, even after their relationship with any of the tasks included in the Processing has ended.

It may happen that, by virtue of court orders, or legal regulations, Guineo is forced to disclose information to the authorities or third parties under certain circumstances.

5.10. Cookies

The clients of the Platform know and accept that Guineo may use a tracking system through the use of cookies. Cookies are small files that are installed on the hard drive, with a limited duration in time that help to personalize the Services. Guineo also offers certain features that are only available through the use of cookies. These are used in order to know the interests, behavior and demographics of those who visit the Platform, and thus better understand their needs and interests, and give them a better Service, or be able to provide related information. We also use the information obtained through cookies to analyze the pages browsed by the client and the searches carried out, in order to improve commercial and promotional initiatives, display advertising or promotions, banners of interest, send news about Guineo and improve the Guineo content offer.

In addition, Guineo uses cookies so that the client does not have to enter their password frequently when logging into the same account, and also to record and corroborate the records and the client's activity, always with the objective of benefiting

of the latter. Guineo will not use them for other purposes. It is established that the installation, permanence and existence of cookies on the client's computer depends on their exclusive will and they can be removed from their computer whenever they wish. To know how to delete cookies from the system, it is necessary to review the “Help” section of the browser. Also, cookies or other similar systems installed by third parties can be found on certain pages of the Platform. Guineo does not control the use of cookies by third parties.

6.1.

6. ACCESS, CONSULTATION AND CLAIM PROCEDURE Responsible for the Treatment and/or Use of Personal Data

The legal entity that is responsible for the Treatment of Personal Data provided through the Platform or any other system provided by Guineo for such purposes, and, therefore, of the Database in which they are located. , is the company Guineo S.A.S, identified with N.I.T 901.378.070-7 and with main address at Carrera 49 C # 99 - 30 Torre 2 Office 703 of the city of Bogotá D.C., Colombia and email: servicios@guineo.co.< /p>

6.2. Attention to Claims and Queries

Specifically, Guineo in the ordinary course of its business may incorporate the Protected Information within the Information Systems. Guineo as Responsible for the Treatment guarantees that the Information Systems fully comply with the Policy and the Regulatory Framework, and consequently, guarantees that any Holder will have the right to: (i) know at any time the information that rests in the Information Systems and in the Databases; (ii) access the Personal Data stored by Guineo, or of those in charge of the Treatment that carry out the Treatment on behalf of Guineo, as well as, request the updating or rectification of the data incorporated therein; and (iii) know the final ity that justifies the Treatment by Guineo.

This right may be exercised free of charge once a month and/or each time Guineo makes substantial changes to this Privacy Policy that motivate new consultations. For consultations whose periodicity is greater than once per calendar month, Guineo may charge the Owner of the Personal Data the costs of sending, reproducing, and, where appropriate, document certification. In any case, the reproduction costs may not be greater than the recovery costs of the corresponding material.

6.3. Legitimation for the exercise of the rights of the Holder

The rights of the Holders may be exercised by the following persons:

By the Holder, who must prove her identity.
By the successors in title of the Holder, who must prove such quality.
By the representative and/or proxy of the Holder, prior accreditation of the

representation or empowerment.
By stipulation in favor of another or for another.

The Holder or his successors in title who consider that the Protected Information contained in an Information System, or in a Database, should be subject to correction, update or deletion, or when they notice the alleged breach of any of the duties contained in the Regulatory Framework, they may submit a claim or request to Guineo as established below.

6.4. Area responsible for customer service: Customer Service

In case you want to exercise the rights that assist you as the Holder or successor in title of the Holder, representative and/or proxy of the Holder, please contact the Guineo Customer Service department, who will gladly listen to your request and will take care of giving it the due process through the mailbox servicios@guineo.co.

6.5. Procedure for the Holders to exercise their rights

Guineo has the following mechanisms to process your request effectively. At any time the Holders or the authorized persons as established in section 6.3 above may contact the Customer Service department in order to raise the requests, complaints and claims they have. These requests may be made by written communication via email addressed to servicios@guineo.co.

The request must be made explicit in the e-mail in a clear and concrete way, in such a way that it is possible to know and understand what the final intention of the Holder is (update, deletion, rectification of Personal Data and/or revocation of the Authorization, among others). The foregoing in order that Guineo can provide the most efficient and effective response possible to your request. Along with the specific request, the communication must include:

6.6.

The full name of the Holder and the identification number, in such a way that we can determine who makes the request, and with respect to whom the pertinent procedure will have to be carried out.
The description of the facts giving rise to the petition.
The address or method of notification of any response.
The documents that you want to assert within the application

Special procedure for the exercise of consultations

At any time, the Holders or those who by law or Authorization are empowered for this purpose may request by written communication via email, that Guineo provides or facilitates access to the Personal Data that it has in its possession.

The request for these procedures will be resolved within a maximum term of 10 (ten) business days from the date of receipt. In the event that it is not possible to meet the request within said term, the interested party will be informed within the same term, stating the reasons that give rise to the delay, as well as the date on which the response will be given, which may not be higher. five (5) business days following the expiration of the first term.

6.7. Special procedure for claims

The Holder of Privileged Information, or who by law or Authorization is empowered for this purpose, who considers that the information contained in a Guineo Database should be subject to correction, updating or deletion, or when they notice the alleged incumbent Compliance with any of the duties contained in the Personal Data protection regulation or in this Policy may file a claim with Guineo, which will be processed under the following rules:

The claim will be formulated through a request addressed to the Guineo Customer Service department, where the identification of the Holder of the Protected Information, the description of the facts that give rise to the claim and the address, accompanying the documents that they want to assert themselves. If the claim is incomplete, the interested party will be required within five (5) days after receipt of the claim to correct the faults. After two (2) months from the date of the request, without the applicant submitting the required information, it will be understood that he has withdrawn the claim.
In the event that the person receiving the claim is not competent to resolve it, it will be transferred to the appropriate party within a maximum period of two (2) business days and the interested party will be informed of the situation.
Once the complete claim is received, a legend will be included in the Database that says "claim in process" and the reason for it, in a term not exceeding two (2) business days. This legend must be kept until the claim is decided.
The maximum term to address the claim will be fifteen (15) business days from the day following the date of receipt. When it is not possible to address the claim within said term, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date on which his claim will be addressed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the first term.

In accordance with the provisions of article 16 of Law 1581, the Holder or successor in title may only file a complaint with the Superintendency of Industry and Commerce once the claim process has been exhausted before Guineo as Responsible for Treatment or before the Person in Charge of Treatment corresponding.

6.8. Data deletion

It is established that at any time the Holders of Guineo may request the deletion of their account and information from the Company's Database, through the procedure previously described.

6.9. Privacy protection

Guineo is committed to protecting the privacy of the Holders of Protected Information. This Policy describes the information that Guineo collects from the Holders, and the purpose of collecting said information.

The Policy ensures that any information provided by the Holders will be kept private and secure. To attest to this, this Policy sets out the details of the information it collects and how it is used. Guineo never collects information without the explicit consent of the Owner.

6.10. Permanence of Personal Data

Guineo will keep the Personal Data for as long as is reasonable and necessary, in accordance with the purposes that justified the Treatment established in this Policy, taking into account the provisions applicable to the matter in question and the administrative, accounting, fiscal, legal and historical information.

Once the purposes of the Treatment have been fulfilled and without prejudice to the legal regulations that provide otherwise, Guineo will proceed to delete the Personal Data in its possession. Likewise, the data will be eliminated from the corresponding Database at the request of the Owner, for which the respective service channels have been designated, as well as the procedure to be followed by the same, provided that there is no legal or contractual obligation in Guineo's head to preserve them in the Database.

7. UPDATING AND MODIFICATION OF THE POLICY

Guineo may modify and/or update this Policy at any time in compliance with the requirements established in the Regulatory Framework. The duly updated Policy will indicate < the update date, which will be published in a timely manner on the Platform, the Guineo Web Portal and the Mobile Applications of Guineo or of the Related Companies and may be informed by email or any other means. suitable to the Holder of the Protected Information. Except for substantial changes in this Policy referring to the identification of Guineo, and to the purposes of the Processing of Personal Data, Guineo will communicate the same through: (a) the Web Portal and the Mobile Applications of Guineo, and (b) by e-mail to the Data Owner s Personal before implementing the new privacy policy. Additionally, Guineo will obtain a new Authorization from the Owner of the Personal Data when the substantial change refers to the purpose of the Treatment.

8. VALIDITY

This Policy will be fully valid and effective as of January twenty-second (22), two thousand and twenty-one (2021).

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Guineo S.A.S. (O LA COMPAÑÍA)

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de la sociedad Guineo S.A.S. identificada con NIT 901.378.070-7, con domicilio en Carrera 49 C # 99 - 30 Torre 2 Oficina 703 de Bogotá D.C., Colombia y pagina web https://Guineo.co/ (en adelante la "Política"), establece los mecanismos, garantías e instrumentos de los titulares de la información que recolectamos y tratamos en calidad de Responsables del Tratamiento a la luz del Marco Normativo (según este se define en la Sección de CONSIDERACIONES PREVIAS de esta Política).

Guineo S.A.S. (en adelante la “Compañía” o “Guineo”), recolecta y realiza el tratamiento de datos personales de: clientes, colaboradores (empleados), terceros contratistas, proveedores, candidatos a colaboradores, y beneficiarios vinculados (en adelante, los “Titulares” cuya definición legal se encuentra más adelante). En ese orden de ideas, la siguiente Política tiene como objetivo brindarle a los Titulares un panorama claro respecto de los datos personales que Guineo recolecta, el Tratamiento que se da a los mismos y los procedimientos que los Titulares tienen a su alcance para poder hacer efectivos los derechos derivados de lo anterior.

1. CONSIDERACIONES PREVIAS

Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por la presente Política, y de conformidad con las siguientes definiciones establecidas en el artículo 3o de la Ley 1266 de 2008, el artículo 3o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3o del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 serán aplicables y tendrán el alcance que en cada norma se les otorga; en consecuencia, para efectos de su interpretación y aplicación dentro de la Política, es necesario tener en consideración el sentido y ámbito específico de cada concepto dentro de la norma correspondiente. El marco normativo forma parte integral de la Política, y en especial, los artículos 15 y 20 de la Constitución, las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, junto con los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o las normas que las sustituyan, reglamenten o modifiquen (en adelante el “Marco Normativo”). Los demás términos definidos en el presente documento, tendrán el significado que aquí se les asigna.

“Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
“Aviso de privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
“Base de Datos”: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, ya sea físicas o electrónicas.
“Dato Personal”: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de esta Política, cuando se haga referencia al término "Datos Personales", se entenderá exclusivamente realizada a los datos personales definidos en la Ley 1581 de 2012, con el alcance otorgado por esta normatividad.

“Dato Privado”: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular conforme con la Ley 1266 de 2008.
“Dato Público”: Es el dato que no sea Dato Semiprivado, Dato Privado o Dato Sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
“Dato Semiprivado”: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el Dato Personal Crediticio de actividad comercial o de servicios al que se refiere la Ley 1266 de 2008.
“Dato Sensible”: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
“Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

10. “Fuente de Información”: Conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, es la persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de los Titulares de la Información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del Titular, suministra esos datos a un Operador de Información, el que a su vez los entregará al Usuario final. Si la Fuente de la Información entrega la información directamente a los Usuarios y no, a través de un Operador de la Información, aquella tendrá la doble condición de Fuente de Información y Operador de la Información y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La Fuente de la Información responde por la calidad de los datos suministrados al Operador de la Información la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del Titular de la Información.

11. “Información Financiera, Crediticia, Comercial, de Servicios y la Proveniente de Terceros Países” o “Datos Personales Crediticios”: Conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, y de la Política, se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

12. “Operador de la Información”: Conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, es la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente de la Información Datos Personales sobre varios Titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios bajo los parámetros de dicha ley. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del Titular de la Información. Salvo que el Operador de la Información sea la misma Fuente de la Información, este no tiene relación comercial o de servicio con el

Titular de la Información y por ende no es responsable por la calidad de los datos que

le sean suministrados por la Fuente de la Información.

“Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que

por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento

de los datos.
“Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
“Titular de la Información”: Conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, es la

persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de

Datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías.
“Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en la República de Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de la República

de Colombia.
“Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los

mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta del Responsable del Tratamiento.
“Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales (Ley 1581 de 2012), tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para efectos de esta Política, se entenderá que el Tratamiento abarca también la recolección, captura, almacenamiento, uso, circulación, Transmisión, Transferencia o supresión de "Información Protegida", según se define en la sección segunda del presente documento.
“Usuario”: Conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios Titulares de la información suministrada por el Operador de Información o por la Fuente de Información, o directamente por el Titular de la Información. Bajo la presente Política se entenderá como Usuario a Guineo.

Los términos definidos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera y se entenderán modificados cuando la ley y/o reglamentación aplicable y/o las interpretaciones de las autoridades competentes, las modifiquen.

2. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA POLÍTICA

Guineo y sus sociedades afiliadas por vínculos de subordinación o control en Colombia o en una jurisdicción o territorio diferente (en adelante las "Sociedades Vinculadas"), realizan el Tratamiento de la información recolectada y accedida de los Titulares, en el desarrollo y giro de sus negocios y actividades en Colombia y en cada jurisdicción en la cual Guineo realice actividades comerciales, sea que se trate dicha información de Datos Personales y/o Datos Personales Crediticios (en adelante la "Información Protegida"), respeta y respetará los derechos de cada uno de estos Titulares, aplicando y garantizando los siguientes principios orientadores de la Política:

1. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de la Información Protegida se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y la

Constitución. En ese sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular de la Información Protegida y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012 y en la Ley 1266 de 2008. La Información Protegida, salvo la información pública, no estará disponible en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a la Compañía, las Sociedades Vinculadas, los Titulares o terceros debidamente autorizados. Para estos propósitos la obligación de la Compañía, será de medio y no de resultado, pues se entenderá que la obligación de Guineo es implementar mecanismos de seguridad, pero no la de lograr que estos sean impenetrables puesto que esto resulta imposible al ser datos tratados a través de internet.

PrincipiodeConfidencialidad:TodasycadaunadelaspersonasqueenlaCompañía administran, manejan, actualizan, intervengan en el Tratamiento de la Información Protegida que no tenga la naturaleza de pública, se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley 1581 de 2012. La Compañía y sus Sociedades Vinculadas para el Tratamiento de la Información Protegida podrán utilizar los sistemas de información y Bases de Datos de propiedad de la Compañía y/o de sus Sociedades Vinculadas (en adelante los "Sistemas de Información").
PrincipiodeFinalidad:ElTratamientodelaInformaciónProtegidadebeobedecera una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y con la Ley 1581 de 2012, la cual será informada al respectivo Titular de la Información Protegida.
Principio de Interpretación Integral de Derechos Constitucionales: Conforme la Ley 1266 de 2008 se entenderá este principio al amparo de los derechos constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.
PrincipiodeLegalidad:ElTratamientodelaInformaciónProtegidaaqueserefiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en el Marco Normativo.
Principio de Libertad: El Tratamiento de la Información Protegida, sólo se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. La Información Protegida no podrá ser obtenida o divulgada sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Seguridad: La Información Protegida sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas humanas, técnicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Temporalidad de la Información: Conforme la Ley 1266 de 2008, los Datos Personales Crediticios no podrán ser suministrados a Usuarios o terceros cuando dejen de servir para la finalidad de la Base de Datos correspondiente.

9. Principio de Transparencia: En el Tratamiento de la Información Protegida, se garantizará el derecho del Titular a obtener de la Compañía o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia en sus Bases de Datos de la Información Protegida.

10. Principio de Veracidad o Calidad: La Información Protegida sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tendrán los derechos consagrados en el Marco Normativo y en los contratos celebrados con Guineo según les sean aplicables teniendo en consideración la Información Protegida objeto de Tratamiento por parte de Guineo y/o de las Sociedades Vinculadas.

Los Titulares de los cuales se realice el Tratamiento de Datos Personales tendrán específicamente los derechos previstos por la Ley 1581 de 2012, concretamente, pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 8, y todas aquellas normas que la reglamenten, adicionen o complementen.

Conocer, actualizar y rectificar todos sus Datos Personales que obren en la Base de Datos de Guineo. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Guineo para el Tratamiento de sus Datos Personales. Salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por Guineo, previa solicitud escrita, respecto del uso dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y demás normas que las modifiquen y/o complementen. Frente a las quejas que se refieran a los derechos “ARCARS” de los Titulares (autorizar el Tratamiento, revocar la Autorización, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus Datos Personales) se deberá dar previo cumplimiento del requisito de procedibilidad de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Guineo como Responsable del Tratamiento. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias al Marco Normativo.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información. Sin embargo, en caso que el Titular decida no proporcionarle a Guineo Datos Personales o revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales es posible que Guineo no pueda celebrar, ejecutar y/o continuar la ejecución de contratos laborales o comerciales o que el Titular no pueda

aprovechar ciertos productos o servicios de Guineo. Adicionalmente, es posible en dicho caso que Guineo no pueda proveeser información sobre productos, servicios y promociones al Titular. En algunos casos, Guineo como Plataforma de comercio electrónico y de conformidad con el Marco Normativo, y lo dispuesto con el literal e) del artículo 50 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), no estará obligada a suprimir los Datos Personales de sus Sistemas de Información, al tener el siguiente deber legal:

“Artículo 50 de la Ley 1480 de 2011. “Sin perjuicio de las demás obligaciones establecidas en la presente ley, los proveedores y expendedores ubicados en el territorio nacional que ofrezcan productos utilizando medios electrónicos, deberán: (...) e) Mantener en mecanismos de soporte duradero la prueba de la relación comercial, en especial de la identidad plena del consumidor, su voluntad expresa de contratar, de la forma en que se realizó el pago y la entrega real y efectiva de los bienes o servicios adquiridos, de tal forma que garantice la integridad y autenticidad de la información y que sea verificable por la autoridad competente, por el mismo tiempo que se deben guardar los documentos de comercio”.

6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes (en caso que apliquen).

Los Titulares de Datos Personales Crediticios, (en los casos que Guineo recaude este tipo de datos), tendrán específicamente los derechos previstos por la Ley 1266 de 2008, concretamente, pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 6, numeral 3, y todas aquellas normas que la reglamenten, adicionen o complementen, conforme se establece a continuación:

4. 4.1.

SolicitarinformaciónsobrelautilizaciónqueGuineocomoUsuarioleestádandoa la información.
Solicitar prueba de la Autorización, cuando ella sea requerida conforme la Ley 1266 de 2008.
AcudirantelaSuperintendenciadeIndustriayComercioparapresentarquejascontra Guineo como Usuario por violación de las normas sobre administración de los Datos Personales Crediticios.

DEBERES DE Guineo
Deber General de Guineo en el Tratamiento de Información

Guineo de manera general, y de conformidad con el Marco Normativo, las normas legales que regulan sus relaciones jurídicas con los Titulares, y en especial, las obligaciones específicas que asume frente a los Titulares, tiene como deber general en el Tratamiento de la Información Protegida respetar y garantizar en todo momento los derechos propios de los Titulares,

garantizando, cuando sea aplicable y según el carácter de la información utilizada, los principios establecidos en la presente Política.

4.2. Deberes Especiales de Guineo en su calidad de Responsable del Tratamiento de Información Protegida

Serán deberes especiales de Guineo como Responsable del Tratamiento frente a Datos Personales, conforme con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar en las condiciones establecidas en el Marco Normativo, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular, cuando se trate de Información Protegida.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Adoptar la presente Política para garantizar el adecuado cumplimiento del Marco Normativo, y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Tramitar las consultas y reclamos de los Titulares relacionados con la Información Protegida, formulados conforme se establece en el Marco Normativo y en la presente Política.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos

en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio.

Serán deberes especiales de Guineo conforme el artículo 9 de la Ley 1266 de 2008 respecto a los Datos Personales Crediticios los siguientes:

Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores de los Bases de Datos, por las fuentes o los Titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada.
Informar a los Titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información.
Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el cumplimiento de la Ley 1266 de 2008.
Las demás que se deriven del Marco Normativo.

5. AUTORIZACIÓN, CONSENTIMIENTO, FINALIDAD y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

5.1. Autorización y Consentimiento

El Tratamiento de la Información Protegida, por parte de Guineo y/o de las Sociedades Vinculadas, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Guineo en todo momento dejará constancia de la Autorización entregada por el Titular, a través de los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada de manera expresa, libre, previa e informada, como lo son las Autorizaciones por escrito (incluyendo en medios electrónicos), de forma oral o por conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización correspondiente que soporta el Tratamiento de los Datos Personales.

La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o

científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Mandato legal o judicial que releve la necesidad del consentimiento.

Guineo conservará las Autorizaciones de los Titulares de la Información Protegida y pondrá en funcionamiento todos los mecanismos razonables e idóneos con el fin de permitir a los Titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la Autorización emitida para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Para el efecto, se informa que para el caso de los clientes nuevos, estos no podrán registrarse en el sitio web y/o en las aplicaciones móviles de Guineo (en adelante, la “Plataforma”) sino a través de la creación de una cuenta personal, momento en el cual será estrictamente obligatorio otorgar su Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales. En este sentido, la Plataforma exigirá a todo nuevo cliente que brinde su consentimiento previo,

expreso e informado seleccionando la casilla que dispone lo allí establecido. En caso de no seleccionar dicha casilla antes de dar “click” en el botón “CREAR CUENTA”, sus datos no serán almacenados en las Bases de Datos de Guineo por lo que no podrá acceder a todas las funcionalidades de la Plataforma.

5.2. Tratamiento y Finalidades

El Tratamiento que realizará Guineo sobre la Información Protegida será la recolección, el almacenamiento, el uso, la consulta, la actualización, la circulación, la supresión, la Transmisión, la Transferencia y la cesión de Bases Datos y/o Datos Personales (en caso que aplique), según corresponda en cada caso.

Guineo no utiliza la Información Protegida para fines distintos de los expresamente autorizados por los Titulares. En la información recolectada descrita más adelante en esta Política, se establecen la Información Protegida que podrá recolectar Guineo estableciendo las finalidades del Tratamiento de los mismos, con el propósito que los Titulares estén informados en todo momento sobre el uso que de los mismos adelantará, o podrá adelantar, Guineo y sus Sociedades Vinculadas.

5.2.1. Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de candidatos a colaboradores, colaboradores (empleados), beneficiarios vinculados y clientes

Dentro del giro ordinario de la actividad de Guineo, y con el fin de desarrollar y ejecutar las relaciones de índole laboral y comercial necesarios para cumplir su objeto social y el Marco Normativo, Guineo realizará el Tratamiento de Información Protegida con base en la Autorización recibida por los Titulares para, entre otras, las siguientes finalidades:

5.2.1.1. Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de candidatos a colaboradores:

Contacto con el candidato a colaborador dentro del proceso de selección específico.
Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, indicadas en hojas de vida, formularios o documentos acompañados o entregados a Guineo y/o las Sociedades Vinculadas durante el proceso de selección y/o que hayan sido ingresados y/o incorporados de manera directa por el candidato a colaborador en los Sistemas de

Información.
Consolidar dicha información en los Sistemas de Información o en una Base de Datos

administrada por Guineo y/o terceros debidamente autorizados por Guineo o las Sociedades Vinculadas, que le permitan y faciliten tanto a Guineo como a las Sociedades Vinculadas: (a) la administración y control de sus procesos de selección; (b) remitir al candidato a colaborador información de oportunidades de empleo y de negocio; (c) el estudio, análisis y evaluación de los candidatos a colaboradores que participen de procesos de selección abiertos y vigentes; (d) para control interno y de auditoría requerido por Guineo o las Sociedades Vinculadas, y; (e) para atender oportunamente, solamente entregando la información específicamente solicitada, los requerimientos de orden legal o judicial que realicen órganos de control, autoridades

5.2.1.2. (empleados):

Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de colaboradores

competentes y judiciales, en Colombia o en los países donde se encuentran ubicadas las Sociedades Vinculadas.
En general, cualquier otra finalidad que se encuentre vinculada con el giro ordinario del proceso de selección establecido por Guineo en el que participan los candidatos a colaboradores dentro de cualquiera de sus fases, incluidas, pero sin limitarse a la selección, procesos de calificación, assessments, procesos generales o individuales de selección, requerimientos de seguridad y salud de los candidatos, oferta laboral y selección definitiva del candidato a colaborador.

Contacto con el colaborador dentro del giro ordinario de la relación laboral para el cumplimiento de las obligaciones contractuales o legales de Guineo.
Realizar al interior de la Compañía actividades de bienestar para los colaboradores (empleados).
Conservar la información exacta de residencia de los colaboradores (empleados) cuando se requiera hacer visitas domiciliarias como procedimiento de ingreso o para el desarrollo de actividades de acompañamiento dentro de los programas de bienestar, salud y seguridad en el trabajo o se requiera envió de correspondencia.
Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de salud ocupacional o ante cualquier requerimiento de autoridad administrativa local o nacional en materia de vigilancia epidemiológica.
Conocer información personal con ánimo de ubicación de los Titulares y contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la Compañía.
Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los colaboradores (empleados) cotizantes a la AFP (Administradora de Fondo de Pensiones) y para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.
Ofrecer un apoyo a los colaboradores (empleados) en trámites ante la EPS, por inconsistencias en atención personal y de beneficiarios vinculados.
Brindar un apoyo a los colaboradores (empleados) en trámites ante la Caja de Compensación Familiar, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de beneficiarios vinculados.
Llevar un historial del cuerpo de empleados en aras de la expedición de certificaciones.
Toma de decisiones en materia laboral con respecto a la ejecución y terminación del

contrato de trabajo bien sea por el área jurídica de la Compañía o su asesor externo.
Llevar el control del pago de nómina, así como realizar los pagos, afiliaciones y registro de novedades a las entidades prestadoras de servicios de seguridad social, aportes de ley, pagos parafiscales, cuentas AFC, a las entidades prestadoras de salud, de pensiones y cesantías, incluyendo para el Colaborador y de ser requerido, de sus

beneficiarios vinculados (entiéndase cónyuge, hijos y personas a cargo).
Suministrar la información personal y financiera a terceros para el pago de préstamos,

viáticos, vuelos, libranzas o diferentes cuentas que informe.
Previa notificación a las centrales de riesgo, realizar el reporte a entidades de control

nacional o territorial (DIAN, UIAF, entre otras entidades).
Realizar comunicaciones para futuras contrataciones u ofertas laborales dentro y

fuera del país.

15. Efectuar el control de cumplimiento del horario laboral de los colaboradores (empleados).

16. Las demás necesarias y que se presente en el entorno de la ejecución laboral para el cumplimiento de las obligaciones contractuales o legales de Guineo.

5.2.1.3. Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de beneficiarios vinculados:

Conservar la información exacta de residencia de los colaboradores (empleados) y beneficiarios vinculados cuando se requiera hacer visitas domiciliarias como procedimiento de ingreso o para el desarrollo de actividades de acompañamiento dentro de los programas de bienestar o se requiera el envío de correspondencia.
Conocer Datos Personales en caso de una emergencia presentada al interior de la Compañía referente al colaborador.
Adelantar cuando sea necesario los trámites ante Cajas de Compensación Familiar, entidades prestadoras de servicios de seguridad social y prestadoras de salud, y demás entidades las afiliaciones en calidad de beneficiarios vinculados del colaborador que sean necesarias.
LasdemásrelacionadasdirectamenteconelTratamientodeInformaciónProtegidade los colaboradores (empleados) que requiera en virtud de un mandato legal o contractual, el Tratamiento de Información Protegida de los beneficiarios vinculados.

5.2.1.4. Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de clientes:

En virtud de la calidad de Comercio que Guineo ostenta hacia sus consumidores –léase clientes-, y principalmente con el fin de suministrar un excelente servicio para que los clientes puedan realizar operaciones de manera ágil y segura, Guineo solicita y almacena ciertos Datos Personales.

El propósito final y último de la recolección de esta información se funda en base a las relaciones entre los clientes y Guineo que se puedan concretar exitosamente a través de la Plataforma o cualquier otro medio que disponga Guineo para tal fin. La información que Guineo recolecta y guarda se realiza con el fin de suministrar dentro de sus procesos de venta, transporte y distrubución, de manera tal que la relación final de consumo, entre consumidor (cliente) y oferente del producto (Guineo), se pueda concretar de manera exitosa. Lo anterior no obsta para que, así mismo, esta información pueda ser utilizada por la Compañía, a través de la Plataforma, ésta pueda ofrecerles a los clientes servicios y funcionalidades que se adecúen mejor a sus necesidades dentro de las diversas actualizaciones que se hacen continuamente para mejorar el servicio.

Teniendo en cuenta lo anterior, los Datos Personales que Guineo recaba también tienen las siguientes finalidades:

1. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por Guineo, en especial suministrar a los miembros de la Compañía o a terceros vinculados con la Compañía la información que sea necesaria para poder concretar la relación de consumo que se desea perfeccionar a través de la venta y transporte de las mercancías adquiridas por el cliente.

4. 5. 6. 7.

1. 2. 3.

4. 5.

5.3.

Ponernos en contacto directo con el cliente cada vez que Guineo lo considere conveniente, con el fin de ofrecerle por distintos medios y vías (incluyendo, pero sin limitarse: email, SMS, push notification, WhatsApp, etc.) ofertas diseñadas por Guineo de todo tipo de productos y/o servicios, promociones, concursos, además de toda otra información que Guineo crea conveniente.

Desarrollar estudios internos y análisis sobre los intereses, los productos, el consumo, las costumbres de adquisición, el comportamiento y la demografía de los clientes con el objetivo de comprender mejor sus necesidades e intereses, y así poder brindar un mejor servicio.

Mejorar las iniciativas comerciales y promocionales de Guineo para analizar las páginas más visitadas por los clientes, las búsquedas realizadas, y poder perfeccionar la oferta de productos y servicios de la Compañía.
Suministrar los Datos Personales de los clientes a las entidades que intervengan en la resolución de disputas entre los mismos, es decir, tribunales o entidades administrativas o judiciales competentes para solucionar tales disputas.

Validar con las centrales de riesgo del orden nacional la titularidad del cliente respecto a medios de pago cuando el elegido por el cliente para realizar su compra al usar Guineo sea Tarjeta de crédito (Pago en línea).
Para finalidades que correspondan dentro del giro ordinario de los negocios de Guineo de acuerdo con su objeto social.

5.2.1.5. Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de proveedores y terceros contratistas:

Contactar y contratar a proveedores de productos o servicios que Guineo requiera para el normal funcionamiento de la Compañía.
Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo del giro ordinario de los negocios de Guineo de acuerdo con su objeto social.

Recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los proveedores y terceros contratistas sobre los asuntos que sean de su interés.
Llevar a cabo el control de proveedores y terceros contratistas de Guineo para el desarrollo de la gestión, administrativa, contable y fiscal de la Compañía, en relación con pagos de facturas y cuentas de cobros.

Realizar el proceso de i) archivo; ii) pago; iii) actualización de los Sistemas de Información, y; iv) protección y custodia de información en los Sistemas de Información de proveedores y terceros contratistas de Guineo.

Para el caso de transportadores vinculados con Guineo mediante cualquier relación jurídicamente valida, para realizar el seguimiento de los pedidos transportados por estos a través de la Aplicación "Guineo Transportador" o cualquier otra que para tal fin disponga Guineo por medio de la recolección de datos de su ubicación, aun cuando la aplicación correspondiente se encuentre cerrada o no esté en uso.

Datos Personales recolectados

Es posible que Guineo obtenga información del Titular proveniente de varias fuentes tales como i) la Plataforma, ii) contratos (laborales y/o comerciales), y iii) cualquier otro canal descrito en esta Política.

La información (incluida información protegida) que recolecta y recaba Guineo, incluye, pero no se limita a los siguientes:

5.3.1. Frente a candidatos a colaboradores: Guineo podrá recolectar, entre otra y sin limitarse, la siguiente información:

● Nombres y apellidos.
● Tipo y número de identificación.
● Nacionalidad.
● Fecha de Nacimiento / Lugar de Nacimiento
● Género.
● Estado civil.
● Teléfonos fijos y celulares de contacto.
● Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
● Profesión u oficio.
● Perfil Académico.
● Perfil Profesional.
● Envío hoja de vida actualizada.

5.3.2. Frente a colaboradores (empleados): Guineo podrá recolectar, entre otra, la siguiente información:

● Nombres y apellidos.
● Tipo y número de identificación.
● Fecha de Nacimiento.
● Género.
● Estado civil.
● Teléfono residencia.
● Teléfono celular.
● Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
● Profesión u oficio.
● Perfil Académico.
● Perfil Profesional.
● Hoja de vida actualizada.
● Fecha Ingreso.
● Fecha de Nacimiento / Lugar de Nacimiento.
● Nacionalidad.
● Grupo sanguíneo.
● Nombre de los padres.
● Empleo(s) anterior(es).
● Condiciones especiales de discapacidad.
● Grado de parentesco o afinidad con algún Colaborador o contratista.
● Tipo Contrato.
● Término del Contrato.

● Cargo.
● Salario.
● Funciones.
● Jornada mensual.
● Jornada semanal.
● Tipo de pago.
● Banco de pago.
● Fondo de Cesantías.
● Fondo de Salud.
● Fondo de Pensión.
● Caja de Compensación.
● Entidad prestadora de salud – Medicina Prepagada.
● Historias clínicas.
● Exámenes físicos de ingreso / salida.
● Datos biométricos (fotografía, grabaciones de video, grabaciones de voz, huella

dactilar).

5.3.3. Frente a beneficiarios vinculados:Guineo podrá recolectar, entre otra, la siguiente información:

● Nombre del beneficiario vinculado.
● Nombre del Colaborador (empleado) del que es beneficiario vinculado.
● Fecha de inicio de vigencia (fecha ingreso a la Compañía del Colaborador (empleado).
● Fecha nacimiento de beneficiario vinculado.
● Nacionalidad del beneficiario vinculado.
● Lugar de residencia del beneficiario vinculado.
● Sexo del beneficiario vinculado.
● Parentesco o afinidad de beneficiario vinculado con Colaborador.

5.3.4. Frente a clientes: Guineo podrá recolectar, entre otra, la siguiente información:

● Nombre.
● Teléfono celular.
● Correo electrónico.
● Dirección.
● Datos relacionados a sus métodos de pago, limitados a algunos (pero no todos) los

números de las tarjetas de pago.
● Certificación Bancaria (aplicable sólo en caso de reembolso de dinero al cliente).

5.3.5. Frente a proveedores y terceros contratistas: Guineo podrá recolectar, entre otra y sin limitarse, la siguiente información:

● ● ● ● ●

Nombre.
Teléfono celular. Correo electrónico. Dirección.
RUT.

● Certificaciones bancarias.
● Certificados de existencia y representación legal.
● Certificados de matrícula mercantil.
● Para transportadores, su ubicación en tiempo real a través de las aplicaciones dispuesta

para ello aun cuando la aplicación no se encuentra en uso o cuando se encuentra suspendida o en segundo plano.

5.4. Datos e Información Sensible

Guineo manifiesta que, en el ejercicio y desarrollo de sus actividades, solicita Autorización de forma explícita y previa para el Tratamiento de Datos Sensibles para el cumplimiento de las finalidades descritas para candidatos a colaboradores y colaboradores (empleados) en la presente Política. Los Datos Sensibles que pueden ser recolectados para candidatos a colaboradores y colaboradores (empleados) pueden ser: i) historias clínicas (conforme el artículo 34 de la Ley 23 de 1981); ii) exámenes físicos de ingreso y salida; iii) RH; iv) condiciones especiales de discpacidad; v) origen racial; vi) opiniones políticas; vii) convicción religiosa y filosófica; viii) pertenencia a sindicatos; y ix) datos biométricos como fotografías, grabaciones de video, grabaciones de voz y huellas dactilares de candidatos a colaboradores y colaboradores (empleados), siempre y cuando sean tratados por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física. Sobre menores de Edad, este Tratamiento deberá ser autorizado por el representante legal del Menor de Edad, en su calidad de padre o madre, o alternativamente por el curador del Menor de Edad designado por juez competente y con jurisdicción en la República de Colombia, previo el ejercicio del Menor de Edad de ser escuchado, su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para efectos de realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.

5.5. La información que recabamos frente a los Titulares

Guineo recolecta información personal que los Titulares le proporcionan de diversas maneras en el servicio de retail a través de la Plataforma electrónica (en adelante el “Servicio”) o a través de la suscripción de los respectivos contratos, acuerdos comerciales o laborales con colaboradores (empleados), proveedores, contratistas o terceros, incluyendo, pero sin limitarse a:

Boletines informativos por correo electrónico: Guineo podrá ofrecer boletines informativos por correo electrónico con anuncios e información sobre Guineo y su Servicio. Si el Titular se registra para recibir un boletín por parte de Guineo, en dicho caso se recolectará y usará su dirección de correo electrónico para dicha finalidad.
Descargas, cuentas de clientes y perfiles: el Servicio de la Compañía y/o de terceros puede darle la posibilidad de descargar el software o acceso a la Plataforma de Guineo, para crear, registrarse, obtener y/o actualizar una cuenta o un perfil de cliente en Guineo. Esta información puede incluir, por ejemplo, el nombre del Titular, la información de contacto e información del sistema, así como la información sobre las compras, tendencias, intereses, preferencias y necesidades presentes y futuras del Titular. Guineo podrá indicar que se requiere cierta información

personal para que descargue el software de Guineo, se registre para la cuenta o

para crear el perfil, mientras que otra es opcional.

Servicio Integrado: la Compañía puede dar la opción de acceder o registrarse en el

Servicio mediante el uso del nombre del cliente y contraseña para ciertos servicios prestados por terceros (en adelante individualmente "Servicio Integrado"), como mediante el uso de las credenciales de Facebook a través de Facebook Connect o cualquier otro sistema similar al antes descrito, existente o por existir. Al hacer esto, autoriza a Guineo para i) acceder y almacenar las credenciales que proporciona, ii) nombre, iii) dirección(es) de correo electrónico, iv) fecha de nacimiento, v) sexo, vi) ciudad actual, vii) URL de la imagen de perfil, y; viii) otra información que el Servicio Integrado pone a disposición de Guineo para usarlo y divulgarlo de acuerdo con esta Política. El cliente debe verificar su configuración de privacidad de Facebook u otro servicio integrado para comprender y cambiar la información que envía a través de Facebook Connect u otro servicio integrado. Guineo le recomienda revisar los términos de uso y las políticas de privacidad de cada Servicio Integrado cuidadosamente antes de usar los Servicios y conectarse al Servicio de Guineo.
Funciones interactivas y áreas públicas: el Servicio de Guineo puede contener una funcionalidad interactiva que le permite interactuar con otros Titulares en el Servicio, publicar comentarios en foros, cargar fotografías y otro contenido (en adelante el "Contenido del Cliente"), participar en encuestas y de otra manera interactuar con el Servicio y con otros Titulares. Si utiliza alguna funcionalidad interactiva en el Servicio de Guineo que le solicite o le permita proporcionar información personal (incluidos, por ejemplo, cualquier servicio que le permite publicar Contenido del Cliente en cualquiera de los Servicios de Guineo) recolecta la Información personal que proporcione a Guineo durante el uso de estas funciones interactivas. Debe tener en cuenta que cualquier información que proporcione en sesiones de chat, tableros de mensajes, intercambios de correo electrónico, grupos de noticias o áreas similares no privadas del Servicio puede ser leída, recolectada y utilizada por otras personas que acceden a estas áreas, y esta información no es Información Personal a los fines de esta Política. Para solicitar la eliminación de su información personal de estas áreas, contáctese con Guineo conforme se establece más adelante. En algunos casos, es posible que Guineo no pueda eliminar su información personal, en cuyo caso se le informará si no es posible hacerlo y las razones.
Correspondencia: Si se comunica con Guineo por correo electrónico, mediante un formulario de contacto en el Servicio, o por correo, se recolectará la Información personal contenida en su correspondencia y asociada a ella. La Compañía utilizará esta información personal para responder a su correspondencia. También podrá usar su correspondencia para mejorar el Servicio de Guineo. Así mismo, toda la Información Protegida que pueda llegar a ser recolectada mediante este medio será tratada y utilizada en aras de dar oportuna solución a la comunicación generada por el Titular, especialmente a lo relativo a todo tipo de incidentes, requerimientos, preguntas, quejas o reclamos.
Promociones: Guineo o sus anunciantes y otros socios comerciales puede realizar o patrocinar concursos especiales, sorteos y todo tipo de promociones en las que los clientes puedan participar o que se vean reflejadas al hacer uso del Servicio. Algunas

5.6.

de estas promociones pueden ser de marca compartida con uno de los anunciantes u otros socios comerciales. En estos casos, la recolección de la información personal del cliente puede ser realizada directamente por un socio externo en su sitio web u otro servicio en línea, y puede compartirse con Guineo. La promoción podrá indicar la Política o políticas de privacidad específicas que rijan el Tratamiento de Datos Personales según sea la forma de recolección de la Información Protegida. Recolección de información pasiva: Cuando visita el Servicio de Guineo, parte de la información se recolecta automáticamente. Por ejemplo, cuando accede a el Servicio, se recolecta automáticamente cierta información, que puede incluir: i) la dirección de Protocolo de Internet (IP) de su navegador, ii) su tipo de navegador, iii) la naturaleza del dispositivo desde donde realiza el Servicio (como, una computadora personal o un dispositivo móvil), iv) el identificador de cualquier dispositivo portátil o dispositivo móvil que pueda utilizar, v) el sitio web que visitó inmediatamente antes de acceder a cualquier Servicio basado en la web, vi) las acciones que realiza en el Servicio de Guineo y VII) el contenido, características y actividades a las que accede y participa en el Servicio de Guineo. También Guineo puede recolectar información sobre su interacción con los mensajes de correo electrónico, como si abrió, hizo clic o reenvió un mensaje.

La Compañía puede recolectar esta información de manera pasiva utilizando tecnologías como registros de servidor estándar, cookies y GIF transparentes (también conocidos como "web beacons"). Utilizar información recolectada pasivamente para administrar, operar y mejorar el sitio web y los otros Servicios de Guineo y sistemas; y además para mejorar la efectividad de la publicidad en el Servicio de Guineo y para proporcionarle anuncios y otro contenido que se adapte a el cliente. Si Guineo vincula o asocia cualquier información recolectada a través de medios pasivos con información personal, o si las leyes aplicables le obligan a tratar cualquier información recolectada a través de medios pasivos como información personal, tratará la información combinada como información personal según esta Política. De lo contrario, Guineo usa y divulga información recolectada por medios pasivos en forma agregada o de otra manera en una forma de identificación no personal.

Además, debe tenerse en cuenta que los terceros, como las empresas que muestran anuncios en el Servicio, o los sitios o servicios proporcionados por terceros que pueden estar vinculados hacia o desde el Servicio de Guineo, pueden establecer cookies en su disco duro, conducir o utilizar otros medios de recolección pasiva de información sobre el uso de sus servicios, sitios o contenido de terceros. Guineo no tiene acceso ni control sobre estos medios de terceros de recolección pasiva de datos. Información de otras fuentes: Guineo puede recibir información sobre el Titular, incluida información personal, de terceros (por ejemplo, listas de suscripción en las que ha solicitado información sobre Guineo o el Servicio mientras se visitaba un sitio de terceros). Guineo puede combinar esta información con otra información personal que mantendrá sobre el Titular. Si Guineo lo hace, esta Política rige cualquier información combinada que mantendrás en formato de identificación personal.

E-mails y notificaciones PUSH

Guineo podrá enviar e-mails, mensajes de texto u otros anuncios en cualquier medio tecnológico existente o por existir como parte de un proceso inherente al desarrollo y prestación de sus Servicios a el Titular, o en las siguientes circunstancias:

5.7.

Luego del proceso de registro, en el cual se le notificará los datos de su cuenta.
E-mails o mensajes de texto con noticias y novedades, como parte de un Newsletter.
E-mails o mensajes de texto promocionales.
E-mails o mensajes de texto para ofrecer servicios relacionados.
E-mails o mensajes de texto o notificaciones PUSH relacionadas con los Servicios y

cualquier transacción que se encuentre en etapa de desarrollo, pendiente por confirmar o ejecutada, incluidas todas las etapas del suministro de bienes o servicios en los Servicios, incluida la remisión de soportes legales, facturas y/o cualquier otro documento contable.
Notificaciones de novedades naturales de la relación de consumo.

Seguridad y almacenamiento de la Información

En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en el Marco Normativo y de conformidad con las obligaciones legales que Guineo posee, la Compañía adoptará y exigirá que sus proveedores (Encargados del Tratamiento) adopten las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros e Información Protegida de los Titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Se trata entonces de una obligación de medio y no de resultado, por lo que Guineo no podrá garantizar la no ocurrencia del riesgo y la existencia de eventos que correspondan a caso fortuito o fuerza mayor, puesto que esto resulta imposible al ser datos tratados a través de internet.

Guineo emplea diversas técnicas de seguridad para proteger los Datos Personales de los Titulares, sin embargo, es necesario tener en cuenta que la información tratada por medio de Internet no es cien por ciento infalible, inaccesible y/o perfecta, por ello, Guineo no garantiza que pueda llegar a darse incidentes de seguridad por parte de Guineo y sus Sociedades Vinculadas, no obstante, realizará todos los esfuerzos necesarios para implementar medidas apropiadas y efectivas para garantizar la seguridad de los Datos Personales de los Titulares.

5.8. Utilización y Transmisión o Transferencia Internacional de Información Protegida

En el evento que Guineo en el ejercicio de sus actividades propias, utilice, transmita o transfiera internacionalmente Información Protegida garantizará el cumplimiento de los principios aplicables establecidos en la presente Política. Cuando se trate de la Transferencia y Transmisión de Datos Personales, Guineo dará cumplimiento a lo dispuesto en el Marco Normativo.

Los servidores y centros de datos de la Compañía están ubicados en los Estados Unidos. Si el Titular elige utilizar el Servicio desde Colombia o desde cualquier lugar fuera de los EE. UU., le informamos que está transmitiendo su Información Protegida fuera de su región y hacia los EE. UU. o cualquier otra jurisdicción en la cual Guineo establezca sus servidores para el

Tratamiento de la Información Protegida. Al proporcionarnos su Información Protegida, el Titular acepta la Transmisión, almacenamiento y procesamiento internacional. Además, Guineo podrá transferir sus datos a otras jurisdicciones donde Guineo tenga operaciones o a otros países o regiones en relación con el almacenamiento y el procesamiento de datos, cumpliendo con sus solicitudes y operando el Servicio, siempre y cuando, dichos países tengan un nivel adecuado de protección en cumplimiento de los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Guineo podrá transferir, vender o asignar la información recolectada en la Plataforma o cualquier otro sistema de recopilación dispuesto por Guineo, a una o más partes relevantes, en caso de que se presente una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, enajenación global de activos, y/o reorganización o liquidación de la Compañía. Guineo hará esfuerzos razonables para que el adquirente utilice los Datos Personales que el Titular haya proporcionado de una manera tal que sea consistente con esta Política. Tras haber realizado alguna de las situaciones anteriores, el Titular puede contactarse con la entidad adquirente a la que se transferirá sus Datos Personales para hacer cualquier consulta con respecto al Tratamiento de su Información Protegida.

5.9. Confidencialidad de la información

Los datos de los Titulares serán suministrados únicamente por Guineo en las formas establecidas en esta Política. Guineo hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de la información.

Guineo establece que todas las personas que intervienen en el Tratamiento de la Información Protegida garantizan la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, Guineo se vea obligado a revelar información a las autoridades o terceras partes bajo ciertas circunstancias.

5.10. Cookies

Los clientes de la Plataforma conocen y aceptan que Guineo podrá utilizar un sistema de seguimiento mediante la utilización de cookies. Las cookies son pequeños archivos que se instalan en el disco rígido, con una duración limitada en el tiempo que ayudan a personalizar los Servicios. También Guineo ofrece ciertas funcionalidades que sólo están disponibles mediante el empleo de cookies. Estas se utilizan con el fin de conocer los intereses, el comportamiento y la demografía de quienes visitan la Plataforma, y así comprender mejor las necesidades e intereses, y darles un mejor Servicio, o poder proveer información relacionada. También usamos la información obtenida por intermedio de las cookies para analizar las páginas navegadas por el cliente y las búsquedas realizadas, con el fin de mejorar las iniciativas comerciales y promocionales, mostrar publicidad o promociones, banners de interés, enviar noticias sobre Guineo y perfeccionar la oferta de contenidos de Guineo.

Adicionalmente, Guineo utiliza las cookies para que el cliente no tenga que introducir su clave de manera frecuente al iniciar sesión en una misma cuenta, y también para contabilizar y corroborar los registros y la actividad del cliente, siempre teniendo como objetivo el beneficio

de este último. Guineo no las usará con otros fines. Se establece que la instalación, permanencia y existencia de las cookies en el computador del cliente depende de su exclusiva voluntad y pueden ser eliminadas de su computador cuando así lo desee. Para saber cómo eliminar las cookies del sistema es necesario revisar la sección “Ayuda” (Help) del navegador. También, se pueden encontrar cookies u otros sistemas similares instalados por terceros en ciertas páginas de la Plataforma. Guineo no controla el uso de cookies por parte de terceros.

6.1.

6. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN Responsable del Tratamiento y/o Uso de los Datos Personales

La persona jurídica que responde por el Tratamiento de los Datos Personales suministrados a través de la Plataforma o cualquier otro sistema dispuesto por Guineo para tales fines, y, por tanto, de la Base de Datos en la cual se encuentren ubicados los mismos, es la sociedad Guineo S.A.S, identificada con N.I.T 901.378.070-7 y con domicilio principal en Carrera 49 C # 99 - 30 Torre 2 Oficina 703 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia y correo electrónico: servicio@guineo.co.

6.2. Atención de Reclamos y Consultas

Concretamente Guineo en el giro ordinario de sus negocios podrá incorporar la Información Protegida dentro de los Sistemas de Información. Guineo como Responsable del Tratamiento garantiza que los Sistemas de Información cumplen en su integridad la Política y el Marco Normativo, y en consecuencia, garantiza que cualquier Titular tendrá derecho a: (i) conocer en cualquier momento la información que reposa en los Sistemas de Información y en las Bases de Datos; (ii) acceder a los Datos Personales que almacena Guineo, o de los Encargados del Tratamiento que realicen el Tratamiento por cuenta de Guineo, así como, solicitar la actualización o rectificación de los datos allí incorporados; y (iii) conocer la finalidad que justifica el Tratamiento por parte de Guineo.

Este derecho podrá ser ejercido gratuitamente una vez al mes y/o cada vez que Guineo, realice modificaciones sustanciales a esta Política de Privacidad que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una vez por cada mes calendario, Guineo podrá cobrar al Titular de los Datos Personales los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos. En todo caso, los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

6.3. Legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad.
Por los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la

representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la Información Protegida contenida en un Sistema de Información, o en una Base de Datos, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el Marco Normativo, podrán presentar un reclamo o solicitud ante Guineo conforme se establece más adelante.

6.4. Área responsable de las atenciones: Servicio al Cliente

En dado caso de querer ejercer los derechos que le asisten como Titular o causahabiente del Titular, representante y/o apoderado del Titular, por favor contactar a el departamento de Servicio al Cliente de Guineo, quien con gusto escuchará su petición y se encargará de darle el debido trámite a través del buzón servicio@guineo.co.

6.5. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Guineo dispone de los siguientes mecanismos para dar un efectivo trámite a su petición. En cualquier momento los Titulares o las personas autorizadas según lo establecido en la sección 6.3 anterior podrán contactar al departamento de Servicio al Cliente con el fin de elevar las peticiones, quejas y reclamos que tengan. Estas peticiones se podrán realizar por comunicación escrita vía correo electrónico dirigido a servicio@guineo.co.

En el e-mail se deberá explicitar la petición de manera clara y concreta, de tal forma que sea posible conocer y entender cuál es la intención final del Titular (actualización, supresión, rectificación de Datos Personales y/o revocatoria de la Autorización, entre otros). Lo anterior con el fin de que Guineo pueda brindarle a su solicitud la respuesta más eficiente y efectiva que le sea posible. Junto a la petición concreta la comunicación deberá incluir:

6.6.

El nombre completo del Titular y el número de identificación, de manera tal que podamos determinar quién realiza la petición, y respecto de quién se habrá de realizar el trámite pertinente.
La descripción de los hechos que dan lugar a la petición.
La dirección o método de notificación de cualquier respuesta.
Los documentos que se quieran hacer valer dentro de la solicitud

Trámite especial para el ejercicio de consultas

En cualquier momento, los Titulares o quien por ley o Autorización se encuentre facultados para tal efecto podrán solicitar mediante comunicación escrita mediante correo electrónico, que Guineo les suministre o les facilite el acceso a los Datos Personales que ésta tenga en su poder.

La solicitud para estos trámites se solucionará dentro de un término máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la demora, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.7. Trámite especial para reclamos

El Titular de la Información Privilegiada, o quien por ley o Autorización se encuentre facultado para tal efecto, que consideren que la información contenida en una Base de Datos de Guineo, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la regulación de protección de Datos Personales o en esta Política podrá elevar ante Guineo un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al departamento de Servicio al Cliente de Guineo, en donde se incluya la identificación del Titular de la Información Protegida, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite reclamo ante Guineo como Responsable del Tratamiento o ante el Encargado del Tratamiento correspondiente.

6.8. Eliminación de datos

Se establece que en cualquier momento los Titulares de Guineo podrán solicitar la eliminación de su cuenta e información de la Base de Datos de la Compañía, por medio del procedimiento que se describió previamente.

6.9. Protección de la privacidad

Guineo se compromete a proteger la privacidad de los Titulares de la Información Protegida. En esta Política se describe la información que Guineo recoge de los Titulares, y la finalidad de la recolección de dicha información.

La Política asegura que cualquier información que sea proveída por los Titulares será mantenida privada y segura. Para dar fe de esto, en la presente Política se establece los detalles de la información que recaba y de qué manera la utiliza. Nunca Guineo recolecta información sin el consentimiento explícito del Titular.

6.10. Permanencia de los Datos Personales

Guineo conservará por el tiempo que sea razonable y necesario los Datos Personales, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento establecidas en la presente Política, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, Guineo procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión. Igualmente, se eliminarán los datos de la correspondiente Base de Datos a petición del Titular, para lo cual se han designado los canales de atención respectivos, así como el procedimiento a seguir por parte del mismo, siempre que no exista una obligación legal o contractual en cabeza de Guineo de preservar los mismos en la Base de Datos.

7. ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

Guineo podrá modificar y/o actualizar en cualquier momento esta Política en cumplimiento de requerimientos establecidos en el Marco Normativo. La Política debidamente actualizada, indicará <la fecha de actualización, la cual, estará publicada oportunamente en la Plataforma, el Portal Web de Guineo y las Aplicaciones Móviles de Guineo o de las Sociedades Vinculadas y podrá ser informada mediante correo electrónico o cualquier otro medio idóneo al Titular de la Información Protegida. Salvo cambios sustanciales en la presente Política referidos a la identificación de Guineo, y a las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales, Guineo comunicará el mismo a través de: (a) el Portal Web y las Aplicaciones Móviles de Guineo, y (b) por e-mail al Titular de los Datos Personales antes de implementar la nueva política de privacidad. Adicionalmente, Guineo, obtendrá una nueva Autorización del Titular de los Datos Personales cuando el cambio sustancial se refiere a la finalidad del Tratamiento.

8. VIGENCIA

La presente Política tendrá plena vigencia y efectos a partir del veintidós (22) de enero de dos mil veintiuno (2021).